PENERAPAN TQM (Total Quality
Management)
Dalam persaingan global, agar perusahaan atau organisasi
dapat berkembang dan untuk bertahan hidup, perusahaan harus mampu menghasilkan
produk barang dan jasa dengan mutu yang lebih baik, harga yang bersaing dan
pelayanan yang lebih baik pula dibanding dengan pesaing-pesaingnya. Untuk
mencapai tujuan tersebut, diperlukan perbaikan mutu dalam semua aspek yang
berkaitan dengan produk tersebut, yaitu material, tenaga kerja, promosi yang
efektif dan layanan yang memuaskan pelanggan, sehingga mampu menarik konsumen
yang pada akhirnya dapat meningkatkan jumlah konsumen dan menjadi pelanggan
yang setia. Oleh karena itu diperlukan adanya pengendalian mutu secara
menyeluruh (Total Quality Manajement). Total Quality Manajement (TQM)
adalah filosofi manajemen yang menekankan kebutuhan untuk mengetahui kebutuhan
konsumen, pentingnya melakukan tindakan yang benar sejak awal, dan pentingnya
untuk mengakui bahwa perbaikan kualitas akan dapat sungguh-sungguh tercapai
hanya jika merupakan tujuan dari seluruh pekerja perusahaan dan menjadi bagian
dari struktur dan budaya dari keseluruhan organisasi.
Secara definitif Sistem Teknologi Informasi (Information
Technology System) dapat diartikan sebagai sistem yang dapat menghasilkan
informasi yang berguna, dimana dalam penerapannya menggunakan teknologi
informasi (Hartono, 2003). Penerapan sistem teknologi informasi dalam
organisasi menjadi satu titik tolak penting dalam pengembangan kemampuan
sumberdaya manusia perusahaan. Keberadaan sistem teknologi informasi pada saat
ini sudah tidak dapat dipisahkan peranannya dalam proses untuk mengerjakan
tugas karyawan. Penerapan aplikasi sistem teknologi informasi di satu sisi
memberikan kelebihan dapat membantu karyawan dalam menyelesaikan
pekerjaan-pekerjaannya, namun di lain pihak justru akan memberikan hambatan,
terutama bagi karyawan yang tidak menguasai sistem teknologi informasi.
Aplikasi sistem teknologi informasi bagi karyawan yang memahami dan dapat
menggunakan aplikasi teknologi tersebut akan memberikan nilai lebih bagi
karyawan bersangkutan, selain dapat menyelesaikan pekerjaan dengan waktu yang
relatif singkat, kualitas pekerjaan akan dapat turut meningkat pula.
Secara teoritis, jika kualitas kerja karyawan mengalami
peningkatan, maka program manajemen kualitas perusahaan akan turut mengalami
peningkatan pula (Ang & Finlay, 2000). Beberapa penelitian justru
memberikan dukungan teoritis bahwa penerapan teknologi informasi dapat
digunakan sebagai sarana dalam meningkatakan manajemen kualitas (Zadrony et al.,
1992;Berkley & Gupta, 1994; Cortada, 1995 dalam Ang & Finlay, 2000).
Dukungan penelitian tentang peran teknologi informasi dalam
meningkatkan kualitas ditunjukkan pula dalam penelitian tentang penerapan TQM
(Total Quality Management) di beberapa perusahaan pelayanan publik. Pada
umumnya penerapan IT dapat meningkatkan komitmen dan kepemimpinan pihak
manajemen, bahkan secara khusus penerapan IT dalam organisasi dapat memberikan
perubahan budaya organisasional secara signifikan (Miller, 1996; Aiken et al., 1996;
Goodman & Darr, 1996; Khalil, 1996;Kaplan,1996; Kock & McQueen, 1997;
Counsell,1997 dalam Ang & Finlay, 2000).
PEMBAHASAN
Total
Quality Management (TQM), adalah suatu konsep manajemen yang telah dikembangkan
sejak lima puluh tahun lalu yang diambil dari berbagai praktek manajemen, usaha
peningkatan dan pengembangan produktivitas. Di masa lampau, literatur manajemen
berfokus pada fungsi-fungsi kontrol kelembagaan, termasuk perencanaan,
pengorganisasian, perekrutan staf, pemberian arahan, penugasan, strukturisasi
dan penyusunan anggaran. Table satu berikut ini menunjukkan bahwa konsep
manajemen ini membuka jalan menuju paradigma berpikir baru yang member
penekanan pada kepuasan pelanggan dan pelayanan yang bermutu. Faktor-faktor
yang menyebabkan lahirnya perubahan paradigma adalah semakin meningkatnya
persaingan, ketidakpuasan pelanggan terhadap mutu pelayanan dan produk,
pemotongan anggaran serta krisis ekonomi. Konsep TQM berasal dari model
perusahaan dan industry, sama seperi konsep manajemen yang lahir sebelumnya.
Tabel 1: Perubahan Paradigma Konsep
Manajemen
Dari
Jika tidak rusak, jangan diperbaiki Mutu tidak penting Pembangunan Struktur organisasi yang kaku Birokrasi organisasi berlapis-lapis Persaingan Kinerja individu Semua orang terspesialisasi dan dikendalikan Pendidikan untuk manajemen |
Menjadi
Pengembangan berkesinambungan Pengawasan terhadap mutu Inovasi Struktur organisasi fleksibel Lapisan organisasi hanya sedikit Kerjasama Kinerja tim Semua orang menambah nilai, fleksibel dan terberdayakan Pendidikan dan pelatihan untuk semua orang |
TQM adalah pendekatan berorientasi pelanggan yang
memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus
terhadap proses, produk dan pelayanan suatu organisasi.
Seperti digambarkan pada diagram di bawah ini, proses TQM
bermula dari pelanggan dan berakhir pada pelanggan pula. Proses TQM memiliki
input yang spesifik (keinginan, kebutuhan dan harapan pelanggan),
mentransformasi (memproses) input dalam organisasi untuk memproduksi barang
atau jasa yang, pada gilirannya, memberikan kepuasan kepada pelanggan (output).
Diagram
1: Proses TQM
TQM
adalah faktor yang penting dalam suatu perusahaan dan juga dalam teknologi
informasi adapun konsep dasar dari total quality adalah:
1. Tujuan
:
Perbaikan proses secara terus-menerus. Artinya kualitas selalu diperbaiki dan disesuaikan
dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.
2. Prinsip :
Difokuskan pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total.
3. Elemen :
Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, Komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran.
Perbaikan proses secara terus-menerus. Artinya kualitas selalu diperbaiki dan disesuaikan
dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.
2. Prinsip :
Difokuskan pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total.
3. Elemen :
Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, Komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran.
Tiga prinsip mutu yaitu :
1.
Fokus pada pelanggan
Mutu berdasarkan pada konsep bahwa setiap orang mempunyai
pelanggan dan bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan harus dipenuhi setiap saat kalauorganisasi/perusahaan
secara keseluruhan bermaksud memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal (pembeli).
2.
Perbaikan proses
Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada
premisi suatu seri (urutan) langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan
menghasilkan output seperti produk berupa barang dan jasa. Perhatian secara
terus menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja sangat penting untuk
mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki keandalan. Tujuan pertama
perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat
diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila
keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan
kedua dari perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk
memproduksi output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar
pelanggan puas.
3.
Keterlibatan total
Pendekatan ini dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior
yang aktif dan mencakup usaha yang memanfaatkan bakat semua karyawan dalam
suatu organisasi untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif (competitive
advantage) di pasar yang dimasuki. Karyawan pada semua tingkatan diberi
wewenang/kuasa untuk memperbaiki output melalui kerjasama dalam struktur kerja
baru yang luwes (fleksibel) untuk memecahkan persoalan, memperbaiki proses dan
memuaskan pelanggan. Pemasok juga dilibatkan dan dari waktu ke waktu menjadi
mitra melalui kerjasama dengan para karyawan yang telah diberi wewenang/kuasa
yang dapat menguntungkan organisasi/perusahaan. Pada waktu yang sama
keterlibatan pimpinan bekerjasama dengan karyawan yang telah diberi kuasa
tersebut.
Elemen pendukung dalam TQM
1.
Kepemimpinan
Manajer senior harus mengarahkan upaya pencapaian tujuan
dengan memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif, menggunakan
data dan menggali siapa-siapa yang berhasil menerapkan konsep manajemen mutu
terpadu. Ketika memutuskan untuk menggunakan TQM sebagai kunci proses
manajemen, peranan manajer senior sebagai penasihat, guru dan pimpinan tidak
bisa diremehkan. Pimpinan Senior suatu organisasi harus sepenuhnya menghayati
implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi internasional di mana manajer yang
paling berhasil, paling mampu dan paling hebat pendidikannya di dunia, harus
diperebutkan melalui persaingan yang ketat. Kenyataan hidup yang berat ini akan
menyadarkan manajer senior mengakui bahwa mereka harus mengembangkan secara
partisipatif, baik misi dan visi mereka maupun proses manajemen, yang dapat
mereka pergunakan untuk mencapai keduanya. Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa
TQM adalah suatu proses yang terdiri dari tiga prinsip dan elemen-elemen
pendukung yang harus mereka kelola agar mencapai perbaikan mutu yang
berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing.
2.
Pendidikan dan Pelatihan
Mutu didasarkan pada ketrampilan setiap karyawan yang
pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan ini mencakup mendidik
dan melatih semua karyawan, memberikan baik informasi yang mereka butuhkan
untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini
memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat yang sama akan diperbaiki di
seluruh perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench marking, statistik dan teknik
lainnya juga dipergunakan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan yang
paripurna.
3.
Struktur Pendukung
Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan
perubahan yang dianggap perlu melaksanakan strategi pencapaian mutu. Dukungan
semacam ini mungkin diperoleh dari luar melalui konsultan, akan tetapi lebih
baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu sendiri. Suatu staf pendukung
yang kecil dapat membantu tim manajemen senior untuk mengartikan konsep
mengenai mutu, membantu melalui "network" dengan manajer mutu di
bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai narasumber mengenai
topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer senior.
4.
Komunikasi
Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu
ditempuh dengan cara berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh
karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan
dalam usaha peningkatan mutu. Secara ideal manajer harus bertemu pribadi dengan
para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab
pertanyaan dari setiap karyawan.
5.
Ganjaran dan Pengakuan
Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus
diakui dan mungkin diberi ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota
organisasi akan mengetahui apa yang diharapkan. Gagal mengenali seseorang
mencapai sukses dengan menggunakan proses menejemen mutu terpadu akan
memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan yang sukses, dan
menungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi pada dasarnya
karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran
agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karyawan lainnya.
6.
Pengukuran
Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting di
dalam menetapkan proses manajemen mutu. Jelaskan, pendapat harus diganti dengan
data dan setiap orang harus diberitahu bahwa yang penting bukan yang dipikirkan
akan tetapi yang diketahuinya berdasarkan data. Di dalam menentukan penggunaan
data, kepuasan pelanggan eksternal harus diukur untuk menentukan seberapa jauh
pengetahuan pelanggan bahwa kebutuhan mereka benar-benar dipenuhi. Pengumpulan
data pelanggan memberikan suatu tujuan dan penilaian kinerja yang realistis
serta sangat berguna di dalam memotivasi setiap orang/karyawan untuk mengetahui
persoalan yang sebenarnya.
Prinsip dari sistem TQM adalah melibatkan semua elemen
karyawan mulai dari " Top Management" sampai dengan pelaksana teknis
" Button Up Management". Sistem TQM harus dimengerti, dipahami dan
diterapkan dengan efisien dam efektif dalam semua aktifitas di lingkungan
perusahaan untuk mencapai tujuan, sasaran dan target produktivitas sesuai
dengan kebijakan top management, yang dapat membantu perusahaan mewujudkan
hasil yang berpotensi dari teknologi informasi.
Dalam era informasi sekarang ini, kepemilikan informasi
merupakan hal yang sangat penting dan berharga, namun jika digunakan dengan
tidak bijaksana akan menimbulkan masalah. Suatu teknologi tidak dapat berjalan
dengan sendirinya dalam setiap permasalahan.
TQM dapat diterapkan dalam teknologi informasi apabila
memenuhi syarat-syarat berikut:
1. Setiap perusahaan/organisasi harus
secara terus menerus melakukan perbaikan proses pada mutu produk dan layanan,
sehingga dapat memuaskan konsumen.
2. Memberikan kepuasan kepada pemilik,
supplier, karyawan dan para pemegang saham
3. Memiliki wawasan dan pandangan jauh
kedepan dalam meningkatkan profit dari penjualan produk atau layanan.
4. Fokus utama ditujukan pada proses,
baru pada hasil.
5. Menciptakan kondisi di mana para
karyawan dapat aktif berpartisipasi dalam menciptakan keunggulan mutu.
Oleh
karena itu penggunaan teknologi informasi bagi perusahaan harus disesuaikan
dengan kondisi, beberapa penggunaan teknologi informasi yang dapat diterapkan
bagi perusahaan.
1. Menggunakan IT untuk meningkatkan
jumlah customer dengan memperbesar pasar melalui internet. Cara yang termudah
adalah dengan membuat website, karena sudah banyak tersedia program-program
komputer untuk memudahkan dalam membuat website.
2. Menggunakan IT untuk meningkatkan
kualitas produk yang dihasilkan perusahaan. Dengan menggunakan IT perusahaan
dapat lebih mudah dalam mencari informasi yang dapat membantu meningkatkan
produknya. Misalnya bertukar informasi dengan pakar yang secara fisik berlokasi
jauh dengan menggunakan email.
3. Menggunakan IT untuk meningkatkan
kinerja perusahaan/organisasi. Sebagai contoh LAN intranet dapat dipasang di
perusahaan/organisasi untuk mempercepat proses pertukaran informasi dalam
bentuk email dan file sharring.
Manfaat
TQM
Salah satu cara terbaik dalam persaingan
global adalah dengan menghasilkan suatu produk barang atau jasa dengan kualitas
terbaik. Kualitas terbaik akan diperoleh dengan melakukan upaya perbaikan
secara terus-menerus terhadap kemampuan manusia, proses, dan lingkungan.
Penerapan TQM adalah hal yang sangat tepat agar dapat memperbaiki unsur-unsur
tersebut secara berkesinambungan. Penerapan TQM dapat memberikan beberapa
manfaat utama, sebagai berikut.
Dengan perbaikan kualitas
berkesinambungan, perusahaan akan dapat memperbaiki posisi persaingan. Dengan
posisi yang lebih baik akan meningkatkan pangsa pasar dan menjamin harga yang
lebih tinggi. Hal ini akan memberikan penghasilan lebih tinggi dan secara
otomatis laba yang diperoleh akan lebih meningkat. Upaya perbaikan kualitas
akan menghasilkan peningkatan output yang bebas dari kerusakan atau mengurangi
produk yang cacat. Berkurangnya produk yang cacat berarti berkurang pula biaya
operasi yang dikeluarkan perusahaan sehingga akan diperoleh laba yang semakin besar.
Manfaat TQM dalam jangka panjang, manfaat utama penerapan TQM pada sektor
publik adalah perbaikan pelayanan, pengurangan biaya dan kepuasan pelanggan.
Perbaikan progresif dalam sistem manajemen dan kualitas pelayanan menghasilkan
peningkatan kepuasan pelanggan.
Hambatan
dan Kendala dalam Mengadopsi TQM
Ø Organisasi Pemerintah yang Kaku
Pengalaman global menunjukkan budaya organisasi, baik di
sektor swasta maupun sektor publik, sangat sulit untuk dirubah. Faktor-faktor
yang membentuk budaya organisasi adalah struktur kekuasaan, sistem
administrasi, proses kerja, kepemimpinan, predisposisi pegawai serta
praktek-praktek manajemen. Seperti telah dibahas sebelumnya, birokasi
pemerintah Indonesia sangat lambat dalam mentransformasi diri dari struktur
top-down menuju sistem bottom-up yang desentralistik. Undang undang
desentralisasi dan otonomi daerah memberi kerangka baru mengenai cara
penyediaan dan pembiayaan pelayanan pemerintah. Dan meskipun TQM berpotensi
untuk menanggulangi hal-hal yang bisa menghambat pengadaan pelayanan yang lebih
berorientasi pelanggan dan partisipatif, namun perlu disadari bahwa perubahan
subtansial yang ingin dicapai akan memakan waktu lama untuk mewujudkannya.
Ø Disfungsi Sistem Organisasi
Kerapkali organisasi pemerintah
memiliki misi ganda bahkan kadang tumpang tindih. Dan hanya sedikit lembaga
pemerintah yang memiliki akuntabilitas di mata masyarakat, jarang sekali ada
sanksi bagi lembaga yang memiliki kinerja buruk dan nyaris tidak ada persaingan
langsung. Keadaan ini sangat berbeda dengan yang terjadi pada sektor swasta
dimana mereka berjalan dengan sistem yang lebih "fungsional", seperti
ekonomi pasar, memiliki misi yang lebih jelas, dan akuntabel di mata pelanggan
mereka. Proyek DELIVERI menemukan bahwa sistem manajemen yang berlaku
dalam pelayanan Dinas Peternakan menjadi kendala utama untuk melembagakan
perubahan. Seperti yang telah dijelaskan di atas, ada beberapa mekanisme untuk
menghargai kinerja. Sebagai contoh, struktur sekarang tidak memberi ruang untuk
kenaikan gaji berdasarkan kinerja, sehingga semua pegawai mendapatkan gaji yang
sama, tanpa mempertimbangkan mutu kerja mereka. Jadi meski ada pegawai yang
suka terlambat bahkan tidak masuk kantor sekalipun, tetap menerima gaji sama
besarnya dengan mereka yang bekerja untuk perbaikan pelayanan. Wewenang untuk
merubah sistem ini dipegang oleh departemen pemerintah yang lain, walhasil,
para pegawai di kabupaten kerap frustasi karena insentif untuk berinovasi
terhambat.
Ø Pengambilan Keputusan yang Tradisional
dan Sentralistik
Meskipun
perlahan-lahan pemerintah mulai menerapkan desentralisasi, namun pemerintah
tingkat kabupaten masih tetap ada kecenderungan untuk bertindak dengan gaya
top-down. Di Balai Penyuluhan Pertanian, Kabupaten Boolang Mongondow, misalnya,
petugas lapangan telah bekerja keras untuk menyediakan pelayanan yang lebih
berorientasi pelanggan, melalui kerja sama dengan petani untuk mengidentifikasi
prioritas mereka. Usaha ini memicu lahirnya program kredit baru yang sangat berhasil.
Program ini telah diadopsi oleh pemerintah daerah, yang kini akan membangun
ribuan kelompok tani dalam periode enam bulan dengan menggunakan teknik
partisipatif. Pendekatan semacam ini merupakan penerapan dari prinsip dasar
konsultasi dengan pihak terkait dan kepuasan pelanggan, yang sangat esensial
dalam TQM. Penolakan sistemik untuk perubahan ini disebabkan oleh praktek
perencanaan program yang top-down dan sangat sentralistik. Umumnya, pemerintah
tingkat kabupaten bertanggung jawab untuk merespon pelaksanaan program dari
tingkat pemerintahan lebih tinggi. Untuk merubah pendekatan mekanistik dalam
perencanaan dan pelaksanaan program ini, memakan waktu bertahun-tahun.
Ø Struktur Wewenang yang Sangat
Hierarkis
Di
Indonesia, karakterisasi sektor publik dilakukan secara tradisonal berdasarkan
stratifikasi status, dimana manajer senior memegang wewenang yang amat besar.
Struktur ini harus dirombak secara radikal, jika ingin mengadopsi pendekatan
TQM. Di masa lalu, setiap staf telah diberi tugas dan tanggung jawab dan
diharapkan menjalankannya dengan dependensi tertentu kepada orang lain. Untuk
beralih dari keadaan yang sangat struktural menuju ke lingkungan yang lebih
fleksibel dan tidak terlalu hierarkis bisa menjadi bumerang. Tantangan bagi para
manajer adalah menciptakan lingkungan dimana tingkat wewenang, minimal bisa
"dilperlebar". Di Kabupaten Bulukumba, Sulawesi Selatan, misalnya,
Kepala Dinas Peternakan untuk bersedia membagi wewenangnya dan mengembangkan
metode pengambilan keputusan baru. Usaha ini berperan penting dalam
mempersempit jurang antar berbagai tingkatan.
Ø Lemahnya Komitmen para Manajer
Senior
Biasanya,
tangapan awal terhadap TQM cukup positif, namun kerap hanya dalam bentuk
dukungan verbal semata. Masalah mulai muncul ketika diperlukan dukungan aktif
dari para manajer senior untuk menciptakan atmosfer yang kondusif, dimana staf
bisa bereksperimen dan mempelajari pendekatan baru tanpa takut disalahkan, atau
ketika terjadi tekanan untuk melaksanakan "proyek pesanan "
(top-down). Keadaan ini bisa menyempitkan ruang lingkup TQM dan membuatnya
tidak bisa berjalan dalam jangka panjang. Dalam studi banding program TQM pada
kantor-kantor Dinas diketahui bahwa tipe kepemimpinan sangat instrumental dalam
menanggulangi masalah tersebut. Jika manajemen senior hanya memberikan dukungan
verbal, maka staf akan merespon prinsip-prinsip TQM hanya di mulut saja.
Sebaliknya, jika manajemen senior berpartispasi aktif dalam proses, maka akan
terjadi perubahan kualitatif mengenai kinerja para staf.
TEKNOLOGI INFORMASI
Secara definitif Sistem Teknologi Informasi (Information
Technology System) dapat diartikan sebagai sistem yang dapat menghasilkan
informasi yang berguna, dimana dalam penerapannya menggunakan teknologi
informasi (Hartono, 2003).
Teknologi informasi tidak dapat berdiri sendiri, harus
dipasangkan dengan evaluasi dan perubahan di dalam keseluruhan lingkungan
organisasi. Konsep dari total quality dapat membantu suatu organisasi
untuk menyadari keuntungan potensial yang dapat diperoleh dari teknologi
informasi. Pada saat ini dalam persaingan global, organisasi dalam berbagai
ukuran haruslah mengevaluasi ulang investasi mereka dalam teknologi informasi.
KEUNTUNGAN KOMPETITIF DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI
Sangatlah susah untuk mengimplementasikan di kebanyakan
organisasi. Dibutuhkan 2 sampai dengan 5 tahun untuk membuat transformasi dari
model tradisional untuk menjadi lingkungan TQM. Dalam suatu organisasi yang
telah berhasil menerapkan filisofi TQM, dibutuhkan pelatihan yg terus-menerus
untuk merubah budaya korporat dan total quality akan dapat berjalan dengan
sukses hanya jika hal tersebut menjadi bagian dari seluruh karyawan dalam
organsasi.
Perusahaan yang membentuk budaya ini akan berkata bahwa
proses tersebut adalah sebagai suatu perjalanan dari pada menjadi suatu tujuan.
Beberapa contoh pimpinan meliputi Hewlett-Packard Co., IBM Corp., Federal
Express Corp., Ford Motor Co., dan yang lainnya, perusahaan kecil. Bagi orang
yang belum tahu, kriteria evaluasi, memberikan standar yang sangat baik untuk
penaksiran pribadi. Perusahaan lain (misalnya, Boeing Co.) mengadakan standar
yang kokoh bagi pencarian pemasok untuk meningkatkan kualitas.
Bagi sistem strategis perebutan untuk membenarkan investasi
dalam teknologi dan mencari untuk menggunakan teknologi informasi untuk
memperoleh kentungan yang paling baik, total quality management adalah yang
paling cocok. Perbaikan sistem yang diketahui oleh Sistem Informasi profesional
dapat meningkatkan produktivitas dan perbaikan kualitas yang diketemukan oleh
TQM dapat mengalami dampak yang kuat ketika digabungkan kedalam usaha yang
dikoordinasikan dalam organisasi yang progresif. Meskipun hubungan ini tidak
tersebar luas, dikarenakan TQM secara relatif adalah fenomena yang baru-baru ini,
eksekutif dan sistem informasi manajemen haruslah menyadari bahwa departemen
teknologi informasi memiliki banyak hal yang bisa ditawarkan ke perusahaan
untuk menangani inisiatif TQM.
Dikarenakan kebanyakan sistem utama mencakup beberapa
departemen, Departemen Sistem Informasi mengetahui dengan banyaknya fungsi
divisi dalam perusahaan. Pengetahuan ini dapat berguna keika kunci elemen yang
serupa itu dalam TQM sebagai proses orientasi dan tim perubahan dimulai dalam
organisasi. Keduanya memerlukan pandangan lintas fungsi dan partisipasi.
Kelompok Sistem Informasi mungkin akan memahami pengertian praktis dari
keutamaan perubahan lebih baik dari yang lain. Pengalaman mereka dengan
dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan pelatihan dalam teknologi baru dapat dengan
mudah digunakan dalam komponen serupa yang berhubungan dari TQM sebagai
orientasi konsumen, matrik baru untuk mengukur performance, dan mengajari
pegawai bagaimana untuk meninjau kembali kebiasaan kerja mereka dan sikap untuk
mendamaikan atau menyesuaikan diri kedalam filosofi TQM.
Teknologi Informasi itu sendiri telah berkembang diluar
sistem akunting dan sistem keuangan saja. Teknologi Informasi menghadapi
kekurangan ketika harus mengambil kepemimpinan dengan mematuhi kepada total
quality. Mungkin akan terlihat terlalu terbatas dan orientasi teknologi bagi
yang lain (pemakai) dan mungkin akan mendapatkan kesulitan dalam
mengkomunikasikan dalam istilah pemakai atau users. Pemakai (user) mungkin akan
melihat sistem adalah bagian dari masalah, bukan sebagai solusi.
Yang patut disayangkan, akan menjadi sulit untuk
berpartisipasi apabila kita tidak diterima. Setelah itu semua, respek haruslah
didapatkan, tidak ditentukan dengan otoritas tinggi dalam pelayanan Informasi
organisasi yang telah menjadi rekan yang sukses dalam profit dengan lini
organisasi yang memberikan ciri-ciri yang sama.
Pertama, mudah untuk berhubungan. Konsumen telah tersedia
akses kedalam organisasi, meskipun ketidakleluasaan sumber membuat susah untuk
melakukan permintaan. Kedua, mereka memulai dari kecil dan jangan bertindak
berlebihan dalam syarat-syarat dari jadwal dan keuntungan. Demikian, mereka
membangun kreadibilitas dengan user/pemakai. Terakhir, mereka fokus pada proyek
dengan nilai strategik yang tinggi, kelengkapan mereka tergantung pada komitmen
mereka, dan manfaat dari implementasi.
Pada departemen dengan penampilan atau kinerja yang rendah,
hal ini tidak akan selesai dalam waktu satu malam. Tetapi satu kepercayaan
(kreadibilitas) telah dicapai, manajer pelayanan informasi dapat menjadi
pelengkap pada tim manajemen. Diantara peranan tersebut yang harus mereka
lakukan adalah sebagai berikut:
·
Membantu
manajemen senior untuk mengembangkan visi
Dalam
5 atau 10 tahun suatu visi membutuhkan teknologi perspektif. Hampir tidak ada
perusahaan yang tidak akan tersentuh dengan perubahan yang sangat cepat dari
teknologi.
·
Membantu
menentukan proses yang menjadi fokus untuk mengembangkan tim
Proses
haruslah merupakan proses yang mendekati konsumen dan mewakili keuntungan
strategis dalam pasar.
·
Mengevaluasi
kembali anggaran Teknologi Informasi
Kebanyakan
manager melakukan pada dua hal, pengembangan baru dan usaha pemeliharaan. Suatu
usaha yang tidak sesuai dengan visi haruslah dihentikan, pengembangan haruslah
dikoordinasikan dengan usaha peningkatan proses tim untuk mendapatkan
keuntungan dari kinerja tim.
·
Pelatihan
tim berkenaan dengan teknologi
Manager
pelayanan informasi (IS) dapat menjadi internal konsultan bagi tim, menunjukkan
bagaimana proses perbaikan dapat ditingkatkan melalui pengembangan software dan
hardware.
KEUNTUNGAN
PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI
Keuntungan yang dapat diraih dengan penerapan teknologi
informasi meliputi bidang (1) perluasan tujuan perusahaan, (2) mengorganisir
kebutuhan yang diperlukan dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan, (3)mengatur
tanggung jawab seluruh pihak terkait dalam pencapaian tujuan, (4) mengatur
kebutuhan sumberdaya lain, (5) mempermudah proses pelatihan karyawan yang
terlibat, (6) mempermudah evaluasi kinerja, (7) mempermudah evaluasi kinerja
secara periodik, (8) mempermudah system rewards berdasarkan kinerja karyawan
perusahaan (Juran, 1988; Brennan, 2001).
Dalam penelitian lain bahkan disebutkan bahwa proses
aplikasi teknologi informasi dapat membantu program TQM perusahaan dalam
meningkatkan pelayanannya terhadap konsumen. Dalam beberapa kasus ditemukan
bahwa penggunaan teknologi informasi dapat memberikan penjelasan yang lebih
baik kepada konsumen perusahaan (Lagrosen, 2001).
ENUTUP
Dari
pembahasan diatas mengenai TQM dan Teknologi Informasi maka penulis dapat
menarik kesimpulan dengan menerapkan prinsip mutu dari TQM yaitu fokus pada
pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total dari seluruh karyawan maka akan
dapat meningkatkan kualitas dari output yaitu produk atau jasa yang dihasilkan
yang dapat memberikan kepuasan pada pelanggan/konsumen sehingga dengan
sendirinya konsumen akan mau untuk kembali membeli produk yang ditawarkan dan
akan membentuk loyalitas pelanggan.
Dengan teknologi informasi maka akan dapat memudahkan bagi
para karyawan dalam mengerjakan tugas-tugas mereka sehingga waktu dan biaya
yang dibutuhkan dapat lebih murah dan pekerjaan akan lebih cepat selesai dengan
hasil yang lebih baik. . Perbaikan sistem yang diketahui oleh Sistem Informasi
profesional dapat meningkatkan produktivitas dan perbaikan kualitas yang
diketemukan oleh TQM dapat mengalami dampak yang kuat ketika digabungkan
kedalam usaha yang dikoordinasikan dalam organisasi yang progresif. Keuntungan
yang dapat diperoleh dengan menerapkan teknologi informasi meliputi, perluasan
tujuan dari perusahaan, mengorganisir kebutuhan yang diperlukan dalam usaha
pencapaian tujuan perusahaan, mengatur tanggung jawab seluruh pihak terkait dalam
pencapaian tujuan, mengatur kebutuhan sumberdaya lain, mempermudah proses
pelatihan karyawan yang terlibat, mempermudah dalam evaluasi kinerja secara
periodik dan mempermudah system rewards berdasarkan kinerja karyawan
perusahaan.
Terdapat hubungan yang erat antara kualitas produk
(barang/jasa), kepuasan pelanggan dan profit perusahaan, semakin tinggi
kualitas suatu produk, makin tinggi pula kepuasan pelanggan dan dengan waktu
yang bersamaan akan mendukung harga yang tinggi dengan biaya yang rendah. Oleh karena
itu sistem perbaikan kualitas bertujuan untuk menaikkan laba perusahaan.
Penerapan TQM dalam Teknologi
Informasi dapat membantu perusahaan dalam melakukan peningkatan kualitas dalam
produksi dan membantu dalam meningkatkan kualitas kerja karyawan melalui
pelatihan yang dipermudah dengan adanya penerapan teknologi informasi di dalam
perusahaan.
0 komentar:
Posting Komentar